Cowo Consiglia il miglior contratto CoworkingCos’è un Coworking?

La domanda principale da farsi, prima di iniziare, è Cos’è il Coworking per me? Che tipo di progetto Coworking voglio realizzare?

Per meglio indirizzarti nel percorso dell’apertura di uno spazio Coworking, noi di Rete Cowo® abbiamo creato questa pagina, dedicata alle domande più frequenti sul Coworking.

Di seguito affrontiamo tutti gli aspetti dell’attività di Coworking.

Dalla fattibilità all’apertura, dall’analisi degli investimenti necessari alla redditività, dalle autorizzazioni alle opzioni di Coworking Franchising disponibili, qui troverai tutto quello che ti serve sapere.

E la cosa più importante è che tutte le informazioni sono frutto dell’esperienza diretta.

Coworking come aprire - Consigli di Massimo Carraro (Max) - Fondatore Cowo
Massimo Carraro, co-fondatore di Rete Cowo®, alla sua postazione di Coworking

Rete Cowo® è infatti un Network di oltre 100 spazi di Coworking in più di 70 città, in tutta Italia: una lunga esperienza completamente al tuo servizio.

Ecco quindi, condensata in questa pagina, la piccola-grande Guida di Rete Cowo® all’apertura di un Coworking.
Cosa fare, cosa serve per aprire un Coworking.
Indice degli argomenti:

Il Coworking: come si fa, dalla prima idea all’attività vera e propria

Se ti stai chiedendo come aprire il tuo Coworking, sei nel posto giusto.

Un progetto di Coworking non inizia quando si inaugura lo spazio, ma prende forma fin dal progetto iniziale.

Noi di Rete Cowo® conosciamo bene come concretizzare un progetto di Coworking, per due motivi.

  1. abbiamo vissuto in prima persona l’apertura di uno spazio, quando abbiamo aperto il primo Coworking Space italiano, tuttora sede del Network
  2. Assistiamo quotidianamente una Rete di oltre 100 spazi, di ogni dimensione, su ogni territorio, in tutta Italia: dall’avvio allo sviluppo dell’attività, siamo coinvolti a 360° con i nostri affiliati, con i quali condividiamo esperienze, competenze, soluzioni

Le cose importanti da sapere sono poche, ma estremamente importanti:

•  Lo spazio deve essere valido per lavorarci, ma non necessariamente ultra-moderno o super-cool… un ufficio che non è più utilizzato da poco è già pronto per il Coworking, e non richiede investimento

•  I costi vanno contenuti il più possibile, per poter indirizzare le risorse dove servono (vedi sotto, il paragrafo dedicato all’argomento Quanto occorre investire in un Coworking)

•  La gestione è importante: chi va nei Coworking ci va anche (e talvolta soprattutto) per ampliare la propria rete di contatti: non dimenticare l’aspetto Networking

•  Consultati con chi ha esperienza, così da prepararti un Coworking business plan adeguato, e non crearti aspettative sbagliate

•  Lavora sul territorio, in modo specifico: quel che fanno a New York o a Berlino può essere una buona ispirazione, ma il focus deve essere l’ambiente locale, anche molto stretto (quartiere, la via)

Come iniziare a concretizzare un progetto di Coworking

Una volta messo a fuoco il progetto di Coworking, è bene concretizzare nel modo giusto.

Vi sono varie possibilità: il consiglio di Rete Cowo® è di non vincolarsi a Business Plan troppo impegnativi sotto il profilo finanziario.

L’approccio migliore, secondo noi, è a costo zero, opzione praticabile in presenza di spazi e arredi già disponibili.

Cowo® ha lunga e comprovata esperienza nell’attivare progetti di Coworking in spazi dove sono già presenti attività professionali: aziende, studi, associazioni, fondazioni, uffici pubblici, redazioni giornalistiche, strutture ricettive…

Questa modalità ti permette di ridurre moltissimo i costi di attivazione, come possono testimoniare molti esempi di Coworking spaces attivi da anni nel nostro Network.

In ogni caso, sia che tu disponga già di spazi e strutture, sia che tu ti avvicini al Coworking senza tali supporti, è importante avere le idee chiare a livello di business plan.

Il Business Plan del Coworking: come si fa?

Coworking business planIl business plan per il tuo Coworking deve comprendere una seria analisi di fattibilità, attività per la quale Cowo® è disponibile a fornirti supporto e indicazioni.

Entrando nello specifico, concentrati su:

•  Analisi del territorio

Chiediti in quale ambiente proporrai i servizi di Coworking, verifica che tipo di presenze professionali sono vicine, eventuale vicinanza con aziende importanti, sedi universitarie, uffici e servizi; approfondisci i collegamenti: auto, mezzi pubblici, car/bike sharing, possibilità di parcheggio; presenza di altri spazi di Coworking o uffici condivisi 

•  Analisi delle potenzialità commerciali

Quali servizi offrirai nello specifico? A che prezzo? Esistono già sul mercato, nell’area vicino al tuo Coworking? E in un raggio più ampio? Dove si servono attualmente i tuoi potenziali coworker? Puoi essere competitivo, in termini di qualità e servizio? 

•  Listino prezzi Coworking

Chiarisciti prima il livello di prezzo ottimale, per essere attrattivo sul mercato, studia attentamente ogni servizio e valuta in modo adeguato, dal punto di vista degli utilizzatori, il suo valore; indaga le possibilità di scontistiche o promozioni da proporre

•  Tariffe Coworking – articolazione della proposta commerciale

Dettaglia molto bene tutti i servizi che offrirai, studia il mercato esistente, analizza l’offerta degli altri spazi già presenti; chiediti se puoi offrire qualcosa di più o di diverso

•  Marketing territoriale

Studia le modalità migliori per farti conoscere dal tuo target di riferimento; chiediti se e quanto il Coworkng è conosciuto nella tua zona, e in che misura occorre spiegarlo; rifletti sulle scelte d’acquisto dei tuoi potenziali coworker: dove si informano? Su che basi scelgono il Coworking? Rifletti su eventuali iniziative congiunte con esercizi commerciale giòà attivi; sonda tutte le possibilità di convenzione

•  Networking

Questo è un aspetto di fondamentale importanza: il tuo business plan non può non considerare delle attività dedicate al Networking, siano esse di tipo formativo (corsi, workshop, conferenze) o conviviale (aperitivi, incontri informali); il Coworking vive di Networking, che è anche un modo intelligente di creare passaparola

•  Analisi redditività singoli servizi

Quanto ti costa fornire un dato servizio? Quanto tempo è necessario prima che ammortizzi quello specifico investimento? Quanti coworker devi trovare, per quali servizi, per rientrare del costo di avvio dello spazio? Più ti sono chiari questi aspetti, meglio ti troverai nella conduzione dell’attività

•  Attività da intraprendere

Una volta aperto, quali attività sono previste? Quanto ti costeranno? Chi le porterà avanti?  ti costa fornire un dato servizio? Quanto tempo è necessario prima che ammortizzi quello specifico investimento? Quanti coworker devi trovare, per quali servizi, per rientrare del costo di avvio dello spazio? Più ti sono chiari questi aspetti, meglio ti troverai nella conduzione dell’attività

•  Ampliamento dei servizi (fase 2)

Quando il Coworking avrà esaurito la sua capacità di crescita, avrai modo di incrementare la sua redditività con attività aggiuntive? Quali? Serviranno ulteriori investimenti? In che modo puoi prepararti per questa eventualità, così da arrivarci prima possibile?

Questo naturalmente nel contesto di un business plan tradizionale, che tenga conto degli elementi fondamentali.

Quindi il focus sul tipo di attività e la sua redditività generale, gli investimenti, risorse e finanziamenti, strategie di marketing/comunicazione/posizionamento, piano operativo,  obiettivi e criteri di valutazione.

Ho preparato lo spazio Coworking: come aprire?

Una volta completato l’allestimento dello spazio Coworking come aprire? Il momento è importante!

Innanzitutto, ricordati sempre che il Coworking inizia con le persone che lo frequentano, che non necessariamente coincide con la data segnata sul calendario per l’apertura.

Ciò significa che il Coworking prevede la costruzione di una community, un insieme di professionisti che iniziano a frequentare lo spazio, e lo eleggono a proprio punto di riferimento per l’attività lavorativa.

Naturalmente, formare una Coworking community non è una cosa che si realizza dalla sera alla mattina: occorre un serio approccio alla divulgazione dello spazio, che utilizzi le giuste leve di comunicazione e marketing, in particolare verso il territorio.

E’ anche opportuno creare occasioni di aprire lo spazio Coworking a persone che normalmente non lo frequenterebbero, con l’ausilio di eventi, incontri, occasioni formative e di networking.

Il target di riferimento è sempre la Business Community, ma vista in ottica allargata: ogni persona della nostra rete di conoscenze può avere un contatto interessato al Coworking…

il passaparola è fondamentale e va curato in ogni modo, con grande attenzione

Ovviamente, il passaparola va visto sia come contatto diretto e personale, sia come attività da coltivare online, tramite recensioni, attività di ascolto e conversazione, divulgazione di contenuti di qualità.

Ok, ho aperto e avviato il Coworking. E adesso come funziona?

coworking come iniziare

Gestire un Coworking, e relativa Coworking community può essere una delle attività più piacevoli e stimolanti, oppure un impegno difficoltoso e frustrante: la differenza sta nell’impostazione di fondo.

Rete Cowo® affianca il Cowo® Manager da subito, e segue la vita della Coworking Community per tutto il tempo della collaborazione.

In questo modo, il Network affianca e supporta il lavoro di community management, sfruttando la lunga e approfondita esperienza che deriva da oltre 10 anni di attività a livello nazionale.

Inoltre, agli affiliati Cowo® vengono forniti strumenti di formazione e approfondimento, in forma di Guide al Coworking e manuali, oltre che sessioni di coaching.

La scelta del Network: pro e contro il Coworking in Franchising

Sul mercato vi sono sempre più proposte da parte di società di Coworking, studi e consulenti che propongono Coworking in franchising, con diversi tipi di accordi.

Alle proposte di Coworking Franchising da decine di migliaia di Euro, Rete Cowo® contrappone – fin dal 2008 – un approccio dai costi più che sostenibili, e soprattutto dal valido rapporto costi-benefici

Se da un lato può apparire interessante entrare a far parte di un Franchising in ambito Coworking, occorre valutare con attenzione fattori a favore ed elementi di svantaggio.

Una proposta alternativa per coloro che desiderano portare avanti l’attività di Coworking in autonomia, ma desiderano supporto e assistenza da parte di chi ha una lunga e comprovata esperienza sul campo è data dalla proposta che offriamo al mercato noi di Rete Cowo®, il Network italiano dei Coworking indipendenti fin dal 2008.

Cowo® si distingue dalle proposte di Coworking Franchising per alcuni elementi di maggior sostenibilità e accessibilità.

Ad esempio, non ha alcuna percentuale sui guadagni del singolo spazio affiliato.

Inoltre non prevede alcun vincolo in uscita, ha una durata mediamente inferiore ai contratti di Franchising (12 mesi), non prescrive requisiti e format arredativi, e soprattutto non opera con logiche speculative.

Rete Cowo® non guadagna sui guadagni degli spazi Coworking: nessuna percentuale né royalty, un aspetto che distingue il nostro Network dal classico franchising

Per un approfondimento sul tema del Coworking Franchising, leggi:

Normativa per il Coworking: le cose da sapere

Rete Cowo® è stata la prima organizzazione in Italia ad analizzare la normativa vigente e studiare le modalità corrette per realizzare attività di Coworking a norma di legge, pur in mancanza di norme specifiche.

A partire dal 2008, anno di fondazione di Cowo®, il Network non ha mai interrotto l’attività di analisi delle leggi e conseguente aggiornamento costante sotto il profilo della fattibilità dell’attività di Coworking.

Questo tenendo sempre conto delle evoluzioni legislative in materia – ad esempio – di utilizzo di wifi pubblici (vedi la legge Pisanu, decaduta anni fa) e altre modifiche normative.

Lo staff legale di Rete Cowo® aggiorna periodicamente – attraverso comunicazioni e informative – il Network rispetto ad adempimenti eventuali, che si rendono opportuni per avviare o proseguire l’attività di Coworking nel pieno rispetto delle leggi.

Allo stato attuale della normativa, le caratteristiche del progetto Cowo® consentono di svolgere regolarmente attività di Coworking nel pieno rispetto delle leggi vigenti in Italia senza adempimenti di alcun tipo.

Diversamente da altri progetti analoghi, con Rete Cowo® chi apre un Coworking non è in alcun modo obbligato né a richiedere autorizzazioni né a dare qualsivoglia comunicazione.

Le autorizzazioni necessarie per aprire un Coworking

Come aprire un Coworking, aprire coworking

L’aspetto delle autorizzazioni necessarie per aprire uno spazio Coworking è soggetto all’impostazione dei vari progetti di Coworking.

Nel caso di Rete Cowo®, grazie a un approccio studiato espressamente per attivare gli spazi Coworking nel modo più agile e sostenibile possibile, non è necessaria alcuna autorizzazione.

L’affiliazione a Rete Cowo® crea il presupposto per lo svolgimento di una regolare attività di Coworking senza dover fare alcuna richiesta di autorizzazione né espletare adempimenti di sorta.

La scelta del nome per lo spazio Coworking

Il nome dello spazio Coworking è un aspetto da non trascurare.

Nell’ambito di Rete Cowo®, tutti gli spazi possono mantenere il nome con cui sono stati creati, parallelamente alla dicitura “Coworking Cowo®”.

Cowo® non impone vincoli di alcun tipo, in questo senso, e può essere di supporto nella scelta del nome più efficace.

Sia visivamente sia come espressione verbale, c’è piena libertà di scelta.

Il team Cowo® può vantare una buona esperienza – oltre che nella gestione generale dei progetti Coworking – anche nel naming dei Coworking spaces.

Da sottolineare che la dicitura verbale Cowo® è – al pari del logo visuale – marchio registrato in tutta Europa.

Esistono finanziamenti per il Coworking?

I finanziamenti per il Coworking sono talvolta erogati da varie tipologie di enti e istituzioni, spesso con carattere locale.

Le erogazioni di fondi per il Coworking hanno preso forme diverse, a seconda delle iniziative e dei promotori.

Ci sono stati casi di erogazione di varilo tipo:

•  Voucher per i coworker, con diritto di rimborso per l’utilizzo di Coworking spaces

•  Fondi per migliorie strutturali, tecnologiche e di sicurezza degli spazi

•  Finanziamenti per aperture di spazi con particolari requisiti

I fondatori del Network Cowo® hanno avuto già occasione, nel corso della propria attività, di essere interpellati in qualità di consulenti ed esperti da parte di decisori pubblici in merito a iniziative di fondi e finanziamenti da destinare ad attività di Coworking, nascenti e/o esistenti.

Le iniziative di bandi di finanziamento ed erogazione di fondi pubblici per il Coworking vengono normalmente annunciate direttamente ai maggiori referenti presenti sul mercato, così che possano estendere le informazioni ai gestori di spazi, i quali possono a loro volta accedervi tramite domanda di partecipazione.

E’ opportuno rimanere in contatto in modo da essere puntualmente informati nel caso di attivazione di questo tipo di supporto economico, sui vari territori.

A novembre 2019, sono stati erogati fondi pubblici per il Coworking da:

•  Comune di Milano

•  Regione Toscana

•  Regione Friuli Venezia-Giulia

•  Camera di commercio di Mantova

•  Regione Sardegna

Quanto occorre investire in un Coworking, per avere un ritorno adeguato?

Gli investimenti per realizzare un Coworking – secondo noi di Rete Cowo® – possono essere molto contenuti.

Il business plan del Coworking, se realizzato nel modo corretto, mette nella giusta proporzione i costi di avvio e gli aspetti commerciali, alla base della capacità del Coworking di remunerare l’investimento.

La nostra convinzione è che i ritorni debbano precedere, e non seguire, gli investimenti

Questa impostazione, caratterizzata da totale sostenibilità del progetto Coworking Cowo®, è resa possibile da un’attenta analisi della fattibilità del Coworking prima, e di una corretta formulazione della proposta di servizi al mercato.

Tali aspetti – in particolare quelli legati alle tariffe dei servizi di Coworking, all’articolazione della proposta commerciale, alla formulazione dei prezzi corretti – sono i punti cardine della redditività del Coworking, nell’immediato come nel medio e lungo termine.

In conclusione, come aprire coworking, come farli funzionare, come evolverli in attività economicamente e umanamente soddisfacenti, è un lavoro che richiede impegno e dedizione.

Noi di Rete Cowo® ne abbiamo visti molti e tuttora collaboriamo con oltre 100 realtà, in tutta Italia e Svizzera Italiana.

Siamo a tua disposizione per qualunque consiglio e indicazione, senza impegno. A presto!