Tra Smart Working e Coronavirus, prova di responsabilità, gestione e resilienza dei Coworking. Info, buone pratiche, modulo autocertificazione spostamenti (aggiornato al 26/3/2020).

smartworking-coronavirus-cowo

Sono giorni che mai avremmo potuto immaginare.Smartworking e coronavirus

L’emergenza sanitaria che ha violentemente colpito il nostro Paese è entrata brutalmente nella nostra quotidianità, sconvolgendo persone e agende, buttando all’aria calendari eventi e – soprattutto – spaventando chi opera all’interno degli spazi di Coworking.

I motivi di preoccupazione non mancano… abbiamo fatto l’esercizio di individuare le domande che molti di noi in queste ore si stanno ponendo, fornendo anche una ipotesi di lavoro su ogni punto, se non proprio una risposta definitiva (che in questo momento nessuno ha).

Dalle indicazioni per le riunioni e gli eventi alla scelta se tenere aperto o chiudere, dalle disposizioni per chi si deve per forza muovere per motivi di lavoro al tipo di intervento all’interno dei Cowo®, in questo post cerchiamo di fare un punto utile a tutti, a partire dalle seguenti domande frequenti:

Si tratta di una prova per tutti noi che lavoriamo nei Coworking e crediamo nelle relazioni positive tra le persone e il lavoro.

Per quanto inimmaginabile, la situazione ci mette davanti ad alcune responsabilità nei confronti delle nostre community, e al tempo stesso ci richiama a una nuova attenzione sul senso del nostro lavoro.

Nel pieno dell’emergenza come siamo, non è questo il momento di fare valutazioni strategiche, ma non sfugge che – avendo ogni problema un contenuto di opportunità – il ragionamento di tutta la community lavorativa nazionale in questi giorni si sta soffermando su questo punto:

Ma allora non è necessario andare in ufficio tutti i giorni, per svolgere il mio lavoro!

Che è esattamente quanto sosteniamo da tempo, insieme ad alcuni altri soggetti più autorevoli di noi, quale per esempio il Comune di Milano, da anni impegnato nella promozione del Lavoro Agile.

Andiamo con ordine, così da analizzare la situazione punto per punto e farci un’idea dei migliori approcci da tenere.

Cosa dice l’ordinanza del governo in materia di situazioni lavorative?

Coronavirus e SmartWorking nei CoworkingPrima di tutto documentiamoci.

L’ordinanza firmata dal Presidente del Consiglio Giuseppe Conte l’8 marzo 2020 dichiara che l’epidemia da COVID-19 è un’emergenza sanitaria di livello internazionale e quindi si attuano misure restrittive nei territori che seguono, ma attenzione: mentre scriviamo è già stata divulgata l’ordinanza successiva che  estende i provvedimenti in  tutta l’Italia. e non solo nelle zone inzialmente indicate:

Regione Lombardia, province Modena, Parma, Piacenza, Reggio Emilia, Rimini, Pesaro Urbino, Alessandria, Asti, Novara, Verbano-CO, Vercelli, Padova, Treviso, Venezia

A questi provvedimenti è seguito il Decreto del Presidente del Consiglio dell’11 marzo che ha prescritto la chiusura degli esercizi commerciali (con eccezione di supermercati e farmacie), dei servizi alla persona, della ristorazione, oltre a ribadire il divieto di spostarsi se non per cause di grave necessità.

In tutta Italia, quindi, si dovrà evitare ogni spostamento delle persone fisiche in entrata e in uscita dai territori di cui al presente articolo, nonché all’interno dei medesimi territori, salvo che per gli spostamenti motivati da comprovate esigenze lavorative o situazioni di necessità, ovvero spostamenti per motivi di salute.

È consentito il rientro presso il proprio domicilio, abitazione o residenza.

In relazione a incontri e riunioni:

sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto con particolare riferimento a strutture sanitarie e sociosanitarie, servizi di pubblica utilità e coordinamenti attivati nell’ambito dell’emergenza COVID-19, comunque garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di un metro […] ed evitando assembramenti;

Per quanto riguarda le attività in generale:

sono consentite […] a condizione che il gestore garantisca un accesso ai predetti luoghi con modalità contingentate o comunque idonee a evitare assembramenti di persone, tenuto conto delle dimensioni e delle caratteristiche dei locali aperti al pubblico, e tali da garantire ai frequentatori la possibilità di rispettare la distanza di almeno un metro […]

In presenza di condizioni strutturali o organizzative che non consentano il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di un metro, le richiamate strutture dovranno essere chiuse

Il Coronavirus segna la fine del Coworking e dei luoghi di relazione?

No, questo si può escludere, anche se in questi giorni drammatici vengono alla mente i pensieri più foschi.

Teniamo presente tre cose:

  1. Le relazioni lavorative passano solo in parte attraverso l’incontro fisico, e ciò indipendentemente dall’emergenza Coronavirus.
    Basti pensare alle attività di formazione a distanza, alle community online, alle aziende-piattaforma quali Amazon, Google, AirBnb ecc.
  2. La dimensione relazionale è qualcosa di culturale, di intangibile, non può essere ridotta a uno spazio: nell’impostazione di Cowo® lo spazio è il luogo-simbolo, reale fin che si vuole, ma non per questo vincolante al punto da essere  far cadere i progetti di Coworking community per un periodo di inaccessibilità.
    Detto questo, nessuno nega la difficoltà di questo periodo, ma è appunto un periodo da fronteggiare con capacità di resilienza e nuovi modi di interfacciarsi a distanza.
  3. Infine, più importante di tutto, nella difficoltà enorme che tutti attraversiamo, si è già fatta largo una consapevolezza: il lavoro si può fare in modo diverso, lontano dall’ufficio, a casa e nei Coworking.
    Su questo punto, può valere la pena leggere l’articolo del prof. emerito di Sociologia del Lavoro Domenico De Masi, dove afferma che il lavoro da remoto è il modo migliore di lavorare (e ci voleva il Coronavirus per farcelo capire!)

Perciò riflettiamo sulla nostra capacità di fare davvero community all’interno dei nostri spazi: le relazioni sono più forti di qualunque virus e il lavoro è un elemento unificante che trova nei nostri Uffici condivisi e collaborativi un punto di riferimento ben più che fisico.

Come ci regoliamo con il set-up degli spazi?

Gli spazi vanno rivisti, se necessario, distanziando le postazioni così che chi lavora al Cowo® si trovi a una distanza superiore al metro rispetto agli altri Coworker presenti.

Laddove vi siano spazi-conferenza, sale per riunioni e aule per formazione, il suggerimento è di distanziare le sedute.

È opportuno far trovare gel disinfettante per le mani (oppure dell’alcool, che va bene ugualmente) ed esporre la locandina dei consigli da seguire, disponibile in free download al link seguente.

Dovrei puntare sui servizi dedicati allo SmartWorking?

Come tutti i temi toccati da questo articolo (che scriviamo nel pieno dell’emergenza) anche questo aspetto può essere oggetto di una diversa valutazione con il passare delle ore e dei giorni.

Diciamo che se gli spazi sono adeguati, il Coworking può essere un punto di supporto verso chi cerca una situazione lavorativa in remoto, magari dotata di connettività Internet di qualità e servizi di videoconferenza.

In tal senso può essere corretto e anche utile proporsi come luogo di appoggio per attività lavorative in remoto.

Ciò vale anche per il settore formativo, per tutti quei corsi e attività che possono essere svolti, appunto, a distanza grazie alle piattaforme tecnologiche ormai alla portata di tutti.

È necessario chiudere il Coworking in questo periodo?

Chiudere non è necessario, anche se moltissimi spazi, in queste ore, hanno preso tale decisione.

Alcuni hanno fatto, fin dai giorni scorsi, tale scelta anche per consigliare indirettamente i frequentatori del Coworking a rimanere a casa.

Non dimentichiamo infatti che il consiglio più importante, l’obbligo di legge è e rimane questo: RIMANETE A CASA.

Nei casi in cui i Coworker dispongano di accessi indipendenti, si può lasciare libertà di scelta rispetto all’utilizzo o meno degli spazi, ma questo deve avvenire per comprovata necessità lavorativa, e documentata da autocertificazione (vedi sotto).

È consigliabile rimanere al servizio della Coworking community e del territorio?

Sì, questo è consigliabile, a tutti i livelli.

Una community è una community, e lo rimane anche se motivi contingenti limitano la frequentazione.

Se poi il Cowo® rimane attivo può essere un punto di riferimento anche per il territorio (perché non ricevere le consegne per vicini in difficoltà, come gli anziani o le persone che vivono da sole, per esempio?)

Occorre dichiarare gli spostamenti?

L’ordinanza divulgata dal Governo prevede che:

si dovrà evitare ogni spostamento delle persone fisiche in entrata e in uscita dai territori di cui al presente articolo, nonché all’interno dei territori medesimi, salvo che per gli spostamenti motivati da comprovate esigenze lavorative.

Quindi il senso è STATE A CASA tranne che in quei casi dove sia IMPRESCINDIBILE lo spostamento. In tali casi è necessario compilare l’autocertificazione di cui al punto qui sotto.

Dove trovo l’autocertificazione per gli spostamenti lavorativi?

Il modulo di autocertificazione per spostamenti dovuti a improrogabili e indifferibili esigenze lavorative o altre situazioni di necessità è disponibile in free download al link che segue:

Dobbiamo far pagare i servizi già prenotati e che non possiamo più erogare?

Come in tutti i casi eccezionali, anche in questa occasione occorrerà trovare una mediazione tra le diverse posizioni di chi si è reso disponibile a erogare un servizio e chi si trova nella impossibilità di usufruirne.

Nei casi normali, siamo tutti consapevoli che la prenotazione e contestuale pagamento di un servizio non prevede di fatto alcun rimborso in caso di rinuncia, ma in queste circostanze invitiamo tutti a trovare il modo di venirsi incontro.

Il tema qui non è economico ma di sostenibilità generale.

Si può fare una riunione?

È opportuno che le riunioni vengano sospese, sia per disincentivare la mobilità sia per ridurre i rischi reali e potenziali di contagio tra persone che non si frequentano abitualmente.

Ciò vale sia per il servizio a disposizione dei Coworker normalmente residenti presso il Cowo®, sia per il servizio Meeting Room proposto da molti Cowo® direttamente sul mercato.

Si deve lasciar utilizzare lo spazio come sempre, oppure no?

Anche qui, occorre valutare con occhi nuovi la realtà di ogni singolo spazio di Coworking.

Fino a che è attiva l’emergenza sanitaria, è assolutamente necessario che l’utilizzo degli spazi segua queste direttive di carattere generale:

  • suggerire di rimanere a casa salvo esigenze gravi e imprescindibili;
  • disincentivare ogni spostamento;
  • agevolare il lavoro da remoto;
  • provvedere a distanziare eventuali postazioni o sedute di almeno un metro tra loro;
  • fornire supporti igienici e disinfettanti per le mani.

Altri Link Utili:

Solidarietà Digitale – Servizi gratuiti messi a disposizione da Associazioni e Imprese a beneficio dei cittadini (compagnie telefoniche, editoria, news, Amazon ecc)

Numeri verdi regionali per emergenza Coronavirus

Numero di pubblica utilità sul Coronavirus – 1500 (informazioni utili)

Per la foto con il cuore si ringrazia Luca Perazzoli, Cowo® Manager dello spazio Coworking Bicocca 16 di Milano